کایزن (به ژاپنی: 改善 )، به معنای بهبود یا تغییر دائم برای رسیدن به نتیجه‌ای بهتر است و به فلسفه‌ای اشاره دارد که در آن تمرکز بر روی بهبود مستمر فرآیند تولید، مهندسی یا مدیریت کسب و کار است. کایزن در مقوله‌های سلامت، روان‌درمانی، و مربیگری زندگی، امور دولتی، بانکداری و دیگر صنایع به‌کارگیری شده‌است.
کایزن یعنی چه؟
رویکرد کایزن (Kaizen) یکی از بهترین راهکارها برای بهبود مستمر و تدریجی است. این واژه لغتی ژاپنی است و از دو بخش Kai به معنای تغییر و Zen به معنای بهتر شدن (= تغییر برای بهتر شدن) گرفته شده است. فلسفه‌ی اصلی کایزن این است که همه چیز را می‌توان بهبود بخشید، حتی سخت‌ترین و بنیادی‌ترین تغییرات در سازمان هم با کایزن ممکن است.
اهداف کایزن (Kaizen) و نتایج آن
برخی از اهداف اصلی فلسفه کایزن (Kaizen) شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد است. هدف کلی کایزن ایجاد تغییرات کوچک در طی یک دوره زمانی برای ایجاد پیشرفت در یک شرکت است.
این بدان معنا نیست که تغییرات به آرامی اتفاق می‌افتند؛ بلکه یعنی تغییرات کوچکی که اکنون انجام می‌شوند، می‌توانند تأثیرات زیادی در آینده داشته باشند.
ایده اصلی کایزن این است که همه در موفقیت شرکت سهیم بوده و باید در هر زمان تلاش کنند تا مدل کسب و کار بهتر شود. ایده‌های سنتی ژاپنی درباره کایزن از پنج اصل اساسی پیروی می‌کنند:
- کار تیمی
- نظم شخصی
- روحیه بهتر
- کیفیت
- پیشنهادهای بهبود
نتایج عمده کایزن
پنج هدف کایزن در نهایت منجر به سه نتیجه عمده می‌شوند:
- از بین بردن زباله‌ها (به عنوان کارایی اقتصادی نیز نامیده می‌شود)
- خانه داری خوب
- استاندارد‌سازی
در حالت ایده آل، کایزن چنان در فرهنگ یک شرکت جا افتاده است که در نهایت برای کارمندان طبیعی می‌شود. مفهوم کایزن معتقد است که پایان کاملی وجود ندارد و می‌شود همه چیز را بهبود بخشید.
افراد باید در تکامل و نوآوری مداوم خود بکوشند. اصل اساسی کایزن این است که افرادی که وظایف و فعالیت‌های خاصی را انجام می‌دهند، باید در مورد آن کار یا فعالیت آگاه‌ترین باشند.
اصول کایزن
اجرای موفقت‌آمیز اصول کایزن مستلزم ایجاد ذهنیت صحیح در یک سازمان است. به همین علت اصول رویکرد کایزن نیز ذهنیت افراد را هدف قرار می‌دهد و هسته‌ی بنیادین آن است:
1. همه‌چیز را زیر سوال ببرید
سعی نکنید گذشته و بهترین شیوه‌های قدیمی را توجیه کنید. کایزن، با زیر سوال بردن فرآیندهای فعلی شروع می‌شود. در هر سازمانی قوانینی نانوشته و گاه مخرب و سمی وجود دارد. شاید این جملات برایتان آشنا باشند:
- همیشه این طور عمل کرده‌ایم.
- نظر رئیس است و نباید روی آن حرف زد.
- حتما مافوق خودش می‌دانسته که اینطور خواسته است.
استراتژی کایزن به دنبال بهبود کارهاست. به خاطر داشته باشید که همیشه راهی برای بهتر انجام دادن کارها وجود دارد. هر چیزی که در حال حاضر به عنوان بهترین شناخته می‌شود می‌تواند بهبود یابد.
2. ایده‌های ثابت را کنار بگذارید
در اصل دوم از رویکرد کایزن همیشه باید ذهن خود را برای تغییر باز نگه دارید. همیشه ایده‌های ثابتی در مورد نحوه‌ی انجام کارها وجود دارد و در این رویکرد لازم است تا آنها را به چالش بکشید. اگر بر ایده‌ی خاصی تمرکز دارید و به انجامش عادت کرده‌اید با این سوال شروع کنید که اگر برعکس آن را باور داشته باشید چه اتفاقی می‌افتد؟
3. مشکلات و اتلاف‌ها را به عنوان فرصت ببینید
وقتی شانسی به شما رو می‌کند و تنها یک بار در زندگیتان اتفاق می‌افتد چطور از آن استفاده می‌کنید؟ احساس خوش‌شانسی می‌کنید که جز افرادی بوده‌اید که این فرصت کمیاب نصیبتان شده است؟ اما باید بدانید که چنین فرصت‌هایی به وفور در مقابلتان وجود دارد؛ کافی است که آنها را ببینید! اصل سوم کایزن می‌گوید که تمام مشکلاتی که کسب‌وکارتان با آن مواجه است، همان فرصت‌ها و شانس‌های بزرگ زندگیتان هستند. مشکلات فرصت‌هایی برای ارائه‌ی راه‌حل، رشد، بهبود گسترش استعدادها و بهتر شدن و در نتیجه کسب درآمد بیشتر است.
4. هوشمندانه تصمیم بگیرید.
هنگام برخورد با مشکلات هوشمندانه تصمیم بگیرد. اگر می‌خواهید دائماً عملکرد خود را در کسب‌وکارتان بهبود ببخشید، اصل چهارم کایزن می‌گوید که با مسائل هوشمندانه‌تر مواجه شوید. هوشمندنی به معنای توانایی تفکر و عمل با کمک دانش، تجربه، درک، عقل سلیم و بینش قوی است.
5. نگرش مثبت
حفظ نگرش مثبت یکی از مهم‌ترین اصول کایزن است. فقط با کمک ذهن مثبت می‌توانید فرصت‌های جدید را ببینید. فرصت‌هایی که به رشد خودتان و سازمانتان منتهی می‌شود. با حفظ چشم‌انداز مثبت می‌توانید انگیزه برای اعمال تغییرات و بهبود محیط سازمانتان را تقویت کنید.
6. بهانه نیاورید و نتوانستن را از فرهنگ لغات خود حذف کنید
اصل ششم کایزن می‌گوید که به جای فکر کردن به اینکه چرا نمی‌توانید کاری را انجام دهید به این فکر کنید که چطور آن را انجام دهید . هر چقدر هم ذهنیت مثبتی داشته باشید ممکن است شرایط را همانطور که هست بپذیرید و باور کنید که بهبود به سادگی امکان‌پذیر نیست. اما این طرز فکر کاملاً اشتباه است. ممکن است شروع سخت باشد و حس کنید ذهنتان به دام افتاده و نمی‌دانید قدم بعدی چیست. در این شرایط می‌توانید از تغییر دیدگاهتان در ارتباط با امکان‌پذیر نبودن تغییر در فرآیندی خاص شروع کنید. مطمئن باشید که حتماً راهی برای انجام آن وجود دارد! زاویه‌ی دیدتان را تغییر دهید به دنبال موارد زیر باشید:
- ساده‌تر شدن
- سریع‌تر شدن
- راه‌حل‌های ارزان‌تر
- راهکارهای بهتر
- ایجاد روابط کارآمدتر
7. خلاقیت از هزینه مهم‌تر است
در رویکرد کایزن نیازی به سرمایه‌گذاری بزرگ نیست. کافی است که از خلاقیت خود استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که اگر انگیزه‌ی کافی وجود نداشته باشید هیچ راهی برای ایجاد تغییر نخواهید یافت. اما اگر انگیزه‌ی کافی وجود داشته باشد، ایده‌های خلاقانه‌ی زیادی برای تغییر وجود خواهد داشت.
8. از همه ایده بخواهید
در عصر اطلاعات لازم است که اطلاعات دقیقی را در سازمانتان به کار بگیرید. با این حال هرگز نباید در این مسیر به داده‌ها و اطلاعات یک فرد تکیه کنید. هر کسی تعبیر خاصی از جهان دارد و شرایط را از زاویه‌ای متفاوت می‌بیند. اصل هشتم کایزن می‌گوید که هرچه زوایای بیشتری را درک کنید، به واقعیت عینی نزدیک‌تر می‌شوید. در نتیجه بهتر متوجه مشکلات و راه‌حل‌های احتمالی خواهید شد. علاوه بر این هر چه ایده‌های بیشتری در اختیار داشته باشید به نتایج بهتری خواهید رسید.
9. داده‌محور باشید
در اصل نهم از رویکرد کایزن لازم است که داده‌ها را اصول کارتان بدانید. هر تغییری که انجام می‌دهید باید مبتنی بر داده‌ها باشد. در واقع باید برآورد کنید که آیا واقعاً راه تازه‌ای برای بهتر انجام دادن کارها یافته‌اید یا نه. نمی‌توانید تنها بر مبنای فرضیات پیش بروید. به خاطر داشته باشید که تنها می‌توانید چیزهایی را بهبود بخشید که قادر به ارزیابیشان باشید. همیشه باید بدانید که چه چیزی را می‌خواهید بهبود ببخشید و این بهبود بر اساس کدام معیارها است.
10. اقدام کنید
این اصل کایزن می‌گوید که نمی‌توانید تغییر را تنها بر اساس دانش نظری در سازمانتان پیاده‌سازی کنید. به همین علت لازم است تا اقدام کنید و در عمل بینش قابل استنادی در ارتباط با عملکردهایتان به دست آورید.
11. راه‌حل ساده را انتخاب کنید نه کامل
این اصل از رویکرد کایزن این است که سادگی همیشه بهتر از پیچیدگی است. تغییر همیشه سخت است و تغییرات پیچیده سخت‌تر هم هستند. بنابراین راه‌حل ساده را انتخاب کنید تا بتوانید اجرای آن را فوراً شروع کنید. یک تغییر کوچک موفقیت‌آمیز در سازمانتان این انگیزه را ایجاد می‌کنند تا تغییرات جدید و بزرگ‌تری را اعمال کنید.
12. فوراً اقدام کنید
رویکرد کایزن می‌گوید که فوراً باید اقدامات عملی خود را آغاز کنید حتی اگر تنها بر روی 50 درصد از هدفتان تمرکز کنید. وقتی روش‌های جدیدی برای انجام کارها به ذهنتان می‌رسد باید فوراً آن را امتحان کنید و نتایج را بسنجید. مهم این است که اولین قدم را فوراً بردارید. علاوه بر این وقتی اولین قدم را برداشتید، درک بهتری از محیط کاریتان به دست خواهید آورد. در نتیجه توانایی تنظیم استراتژی خود را با توجه به منابع موجود در محیطتتان به دست خواهید آورد.
13. اگر اشتباه کردید، فوراً آن را اصلاح کنید
هنگام نوآوری و بهبود فرآیندها اشتباه امری اجتناب‌ناپذیر است. ممکن است دائماً شکست بخورید و گزینه‌هایی را ارائه کنید که کارآمد نیستند. اما به خاطر داشته باشید که همین شکست‌ها رمز موفقیت است. زمانی که در حال بهبود فرآیندها هستید مطمئناً دچار اشتباه می‌شوید. اما از اشتباهات و شکست‌ها نترسید. مهم این است که اجازه ندهید اشتباهات بزرگ و غیرقابل کنترل شوند.
14. کایزن بی‌پایان است
مهم‌ترین نکته‌ای که در مورد رویکرد کایزن باید به خاطر بسپارید این است که پایانی برای این رویکرد وجود ندارد. مهم نیست که چقدر در سازمانتان تغییر ایجاد کرده‌اید، همیشه راهی برای بهتر شدن وجود دارد. اگر پیشرفت و متوقف کنید شروع به عقبگرد خواهید کرد.
15. پیاده‌سازی کایزن را لذت‌بخش کنید
لذت بردن از اجرای اصول کایزن باید بخشی از فرهنگ سازمانیتان شود. اگر از ایجاد تغییر در سازمانتان و بهبود در آن لذت نبرید کایزن تنها یک اجبار ناراحت کننده است که هیچکس تمایلی به انجامش نخواهد داشت. اما اگر رویکردی مثبت را در پیش بگیرید به کارگیری این شیوه برای همه خوشایند خواهد بود و به نتایج بهتری دست پیدا می‌کنید.
فرایند بهبود مستمر
بهبود مستمر یک فرآیند و روشی موثر برای افزایش بهره‌وری سازمان است. هدف کایزن رشد دائمی و بهبود کیفیت در تمامی سرویس‌ها و فرآیندهای خدمت رسان می‌باشد. در این شیوه مدیریتی کوشش می‌شود تا رشد سازمانی به فرایندی دائمی تبدیل شود. این زیر سیستم بر اساس اطلاعات بازخوردی از رضایت سنجی مشتریان، انجام بازرسی ها، ارزیابی عملکرد از کارشناسان، پشتیبان‌ها و پیمانکاران در سطح سازمان اجرایی می‌گردد و نسبت به انجام اقدامات اصلاحی و بهبود دائمی در کسب‌وکار سازمان اقدام می‌نماید.
فرایند بهبود مستمر
شروع این فرآیند می‌تواند از نتایج فرآیند رضایت سنجی از مشتریان درحوزه ارائه سرویس و خدمات، فرآیند بازرسی‌های دوره‌ای یا موردی بر اساس چک لیست‌های تعریف شده و فرآیند ارزیابی عملکرد باشد. فرآیند کایزن بر اساس نتایج و اطلاعات جمع بندی شده در فرآیندهای مذکور با انجام اقدامات اصلاحی، شناسایی نقاط ضعف و یا تغییر در روند اجرایی فرآیندها افزایش رضایت مشتریان، بهبود عملکرد پشتیبان ها، بهبود و افزایش کیفیت ارائه خدمات را با اجرایی شدن فرآیندها تضمین می‌نماید.
مقایسه بهبود مستمر (کایزن) و چرخه دمینگ
پیش از شروع بحث باید بدانید که هیچ خط‌کشی دقیقی میان مفاهیم کیفیت وجود ندارد. آنچه در اینجا به عنوان مقایسه چرخه دمینگ و کایزن مطرح می‌شود تنها برای روشن‌تر شدن موضوع مورد بحث است.
بهبود مستمر یک روش است که برای بهبود کارایی این فرآیند با حذف زباله و فعالیت‌های غیر ارزش افزوده استفاده می‌شود. این کار از طریق مفاهیم مختلف ژاپنی مانند کایزن، ناب یا ۵S انجام شد. بکایزن یک تلاش مستمر در تولید محصولات، خدمات یا فرایندها است. بهبود مستمر دلالت بر شیب بهبود دارد. مانند بهبود کیفیت محصول.
بهبود مداوم در مورد شناسایی و ایجاد تغییراتی است که نتایج بهتر را به همراه خواهد داشت که یک مفهوم مرکزی برای نظریه‌های مدیریت کیفیت است. با توجه به چارچوب ایزو ۹۰۰۱، بهبود مداوم باید یک الزام ضروری برای سازمان باشد.
چرخه دمینگ PCDA
دکتر ادوارد دمینگ، که به عنوان پدر مدیریت کیفیت در اواسط قرن بیستم با تولید کنندگان خودرو ژاپنی در بهبود کیفیت محصولات کار می‌کرد. به غیر از این کار، دمینگ چرخه Plan-Do-Check-Act Act یعنی همان (PDCA) را برای بهبود مداوم معرفی کرد. بهبود مداوم در چرخه دمینگ نهادینه گردیده است.
یک نمونه موفق در استفاده از فلسفه کایزن شرکت تویوتا می باشد که در زیر اینفوگرافکی آن ارئه شده است:
